This post has already been read 90 times!

Emaila gaur egun bezero, hornitzaile eta kolaboratzaileekin harremantzeko bide ohikoena da, telefonoaz gain. Baina… nahikoa probetxu ateratzen al diogu baliabide honi?

Emaila, lan eremu askotan, egunerokoan erabiltzen dugun baliabidea da. Hala ere, askotan uste duguna baino gutxiago ezagutzen dugu eta ez diogu nahikoa probetxu ateratzen. “Ez dakit emaila non dagoen”, “buufff… noiz bidali zenidan email hori? Berriz bidaliko zenidake?”… egunero entzun eta irakurtzen ditugu horrelako iruzkinak. Lanean ahalik eta denbora gutxiena galtzeko, komenigarria izaten da erabiltzen ditugun baliabideei probetxua ateratzea eta ezagutzen ez ditugunen berri izatea.

Garrantzitsua da jakitea emailak bilatzeko aukera dagoela. Edozein dela ere erabiltzen duguna -gure webguneko domeinua probestuz sortutako emaila, gmaila, hotmaila, etab.-, bilatzeko aukera ematen du. Hor bertan pertsonaren izena, edota topatu nahi dugun gaiaren hitz gakoa, etab. jarriz gero, hitz hori barne hartzen duten emailak agertuko zaizkigu emaitza moduan.

Erraza dirudi, baina, egunerokoan emaila erabiltzen duten askok ez dakite. Oso erabilgarria da eta denbora asko aurreztuko digu.

Emailean karpetak nola sortu

Bestetik, karpetak sortzeak ere informazioa ordenatuta mantentzen lagunduko digu. Hori egiten ez badugu, email guztiak sarrera ontzian pilatuko zaizkigu eta nahasgarria da emaila lanerako tresna moduan erabiltzen badugu behintzat.

Beraz, har dezagun tarte bat zein karpeta sortu behar ditugun pentsatzeko: bezeroak, hornitzaileak, kontabilitatea, proiektuak, etab. izan daitezke karpeta horietako batzuk. Karpeta bakoitzaren barruan, beste karpeta batzuk sortzeko aukera ere badago. Hau da, bezeroak karpetaren baitan, bezero bakoitzaren izenarekin azpikarpetak sor daitezke. Emaila horrela izateak, geroko lana errazten du. Askotan emailak gordetzea komeni zaigu eta karpetatan gordetzeak, etorkizuneko bilaketak erraztu eta ordenatzen ditu.

Goiko irudian ikus dezazun moduan, lehenik eta behin, karpeta hori non sortu nahi dugun erabaki behar dugu (sarrera ontzian, ziurrenik). Hor gainean klik egin eta arratoiaren eskuineko botoiari emanez, irudian ikus daiteken aukera azalduko zaizu. Bertan karpeta berria sortu, nahi diozun izena jarri eta horrela, sarrera ontzitik bertara bideratu ahal izango dituzu dagozkion emailak.

Ziurrenik batek baino gehiagok egunerokoan egiten dituzuen ekintzak dira. Baina, beste askok ez. Eta, aurrez ere esan izan dugun bezala, lanean antolatuak izateak lagunduko digu gure ekintzailetasun prozesuan saihestu ditzakegun ezustekoak saihesten.

Dituzun baliabideak ezagutzeko gonbita egiten dizugu, hasieran denbora galtzea dirudien hori, gerora eguneroko lanean aliatua izango delako. Pereza astindu eta lanera! 😉

Emaila erabilgarri egiteko gakoak