Loradenda ordenatua

Bezero baten emaila, kontsulta bat egiteko deitzen duen bezero potentzial berria, online dendako eskaerak, hornitzaileei egin beharreko eskaeren zerrenda… eta bitartean, denda irekita duzu eta momentuan sartu den bezeroari arreta eskaintzen ari zara. Ordenagailua borborka duzu, buruan egiteke dituzun gauza txiki asko, eta estresak gainditzen zaitu: dena egin nahi duzulako oraintxe, baina, ezin duzulako ekintza bat bera ere itxi egiaz.

Badakigu estresa ez dela ona, eta alde batetik, lasaitzeko baliabideak eskura ditzakezu (yoga ikastaroak, musika lasaia…) eta bestetik, estresa eragiten dizkizuen jarrerak ekidin. Bai, posible da.

Estresa ekidin prozesuak sistematizatuz:

Zer esan nahi du prozesuak sistematizatzeak? Pauso logiko batzuk ezartzea ekintza errepikakorrak egiteko. Hau da, egunero emaila kontsultatu behar baduzu, ordutegi bat finkatzea aurrez, esaterako, emaila ireki eta emaileko lanak burutzeko. Adibidez: goizean, lanean hasi orduko, emaila begiratuko dut eta goiz erdira arte bertako mezuei erantzungo diet edota nik ere dagokionari idatziko diot. Ondoren, emaila itxi egingo dut eta lanean sakonduko dut (dendako arretan, bulegoko barne lan batean, ekoizpen lanean, kasuan kasu, dagokiona). Bazkal ondoren, berriro, emaila irekiko dut eta iritsi diren mezu berriei erantzungo diet, baldin eta momentuan erantzutekoak badira. Nire atentzio handiagoa eskatzen badute, lan hori garatzeko denbora egutegian kokatuko dut (adibidez, hurrengo eguneko goizeko sakontze-orduan; goiz erditik bazkalordura artekoan, alegia).

Zer ari gara egiten sistematizazio horren bidez? 

Geure denbora geuk kontrolatzen hitz gutxitan esanda, baita kanpotik datozen inputak urgentzia eta garrantziaren arabera sailkatzen. Zer da benetan urgentea? Zer da benetan garrantzitsua? Urgentea dena ez baita beti garrantzitsua. Eta egunero ekintza urgenteei dedikatzen badiegu eguneko denbora gehiena, benetan garrantzitsuak diren zereginei ez diegu dedikatzen denborarik. Eta horrek, gure lana oztopatzen du, edota ordu extrak sartu beharra suposatzen du, benetan garrantzitsua dena egiten bukatzeko egunaren amaieran.

Sistematizazioaren bidez, lehenetsi egiten dira benetan garrantzitsuak diren zereginak. Horrela, emaila, garrantzitsua da egunean edukitzea; noski. Baina, ez uneoro. Eguneko lehen orduan kontsultatzea, eta bazkalorduan, adibidez, nahikoa da. Gero, esandakoa; norberak erabaki behar du zer den egunean bertan erantzun behar duena, ala hurrengo eguneratarako zeregin moduan utzi.

Zer sistematizatu daiteke?

Ekintzaile bakoitzaren zeregina eta kasua ezberdina bada ere, norberarentzat optimoena izan daiteken prozesua pentsa daiteke, eta askotan guztiontzat baliagarriak izan daitezken gakoak daude. Beraz, esan daiteke, honako zerrendan aipatzen ditugun kudeaketa-lanak sistematizatu daitezkeela:

  • Emailaren kudeaketa
  • Bilerak
  • Zereginen planifikazioa: lan-egutegia
  • Ekintza errepikakorrak: produktu baten ekoizpen-katea, online dendako erosketen komunikazioa, zerbitzu bat eskaintzean sortzen den dokumentazioa, etab.

Prozesuak sistematizatzearen ondorioak:

Prozesu bat baino gehiago sistematizatzen direnean, hazkunde profesionala ematen da. Hau da, eraginkorragoak bihurtzen gara gure ohiko lanak arinago egiten ditugulako, pauso errepikakorrak emanez eta aurrez sortu ditugun baliabideak berrerabiltzen (ez aldiro hutsetik sortzen). Prozesu bat hutsetik hasteak denbora eta gogo asko dedikatzea dakar, eta beraz, hurrengo bezeroarekin ala eginahalean prozesu hori bera erabilgarri izan dadin zein urrats eman behar diren pentsatu behar da: dokumentu orokor bat sortuz, antolaketa karpetak eta kokapen estrategikoak pentsatu ordenagailuan bertan, etab.

Berrerabiltzeak beti ditu onurak!
Etorkizunean pentsatu, orainari zuku gehiago ateratzeko. 

 

 

Eraginkortasuna lortu prozesuak sistematizatuz
Tagged on: