Lan merkatuan presentzialismoak eta ordu kopuruen fitxaketak indar handia dauka oraindik, baina, bulegoko lanetan (zerbitzu sektorean), antolaketa optimo bat izateak eta lanean eraginkorki aritzeak lan ordu gutxiago lan egitea ekar dezake, zalantzarik gabe.
Lan-egunaren antolaketa optimoa, baina, nola lortu?
Lehenik eta behin, eskuartean ditugun proiektu edo zerbitzuak tipologiaka banatu behar ditugu. Proiektu oso moduan ikusi, eta xehetu bere zereginak. Zeregin horiek, lan-karga eta urgentziaren arabera sailkatu behar ditugu ondoren. Horrela, zereginen zerrenda bat aterako zaigu.
Behin, ahalik eta gehien xehetu ondoren proiektu bakoitzaren zereginak, astegunetan banatu behar ditugu zereginok. Epemugak eta bakoitza osatzeko beharrezkoak diren lan-denborak kontuan izan behar ditugu.
Lanketa honetarako lagungarria izango duzu taula bat osatzea, non, 4 zutabe jarriko dituzun:
- Proiektuaren izena
- Zeregin nagusiak
- Urgentziazko zereginak
- Beste zereginak
Horrela bada, proiektu bakoitzari dagozkion zereginak 3 faktore horien arabera banatzea izango da taula horren helburua. Eta horrela, lehen momentutik aurreikus zenezake zenbat denbora eta zein dedikazio suposatuko dizun bai proiektuak eta baita bere zeregin mota bakoitzak ere.
Lan-eguna nola antolatu, beraz?
Lan-egun bakoitzean, tipologia ezberdineko zereginak osatu ditzakegu. Adibidez:
- Lehen orduerdian: lanera sartzean emaila eta komunikazio orokorra begiratu dezakegu, eta beharrezkoak diren mezuak erantzun edo sortu.
- Goizeko lehen lanaldian: proiektuaren zeregin nagusiarekin jarriko gara. Kontzentrazio maila altuena daukagun momentua izanik, ereginkorren arituko garela kontuan hartu behar da.
- Atsedenaldia: garrantzitsua da indarrak berrartzea.
- Goizeko bigarren lanaldian: deiak edo bilerak egingo ditugu. Komunikazio hauek beharrezkoak direnean egingo ditugu, eta bakoitzari dagokion luzapena eskaini. Dei eta bilera guztiek gai orden bat izango dute aurretik, eta beren helburuak betetzeko beharrezko denbora eskaini (ordubete baino gehiago ez da gomendagarria).
- Bazkalordua: lanaldia etenaldiarekin baduzu, indarrak hartu berriro, eta haizea hartu.
- Arratsaldeko lanaldia: barne lanak egiteko baliatuko ditugu (negozioaren komunikazioa; administrazioa; kontabilitatea…).
Lan-egunaren amaieran, zer?
Eguneko lanak ongi burutuko zenituela uste dugunez, aurreratutakoaren berri dagokion bezero/hornitzaile ala hartzaileari helaraztea geratuko zaizu. Emailari azken begirada bat botako diozu, eta beharrezkoa dena erantzungo duzu. Bestea, hurrengo egunerako uztea gomendatzen dizugu, eskatzen duena osatzeko dedikazioa eskain diezaiozun, edota asteko beste egun bati esleitu diezaiozun.
Egunak ordu asko ditu, eta asteak are gehiago. Ongi antolatzen bazara, dena egiteko denbora emango dizu. Ez urduritu astelehenean, ikusiko baituzu, nola, asteazkenerako astea dominatuta duzun.
Eta ongi antolatuta bazaude, eta eraginkorra bazara, zure buru osasunak eskertuko dizu. Lasai atera zintezke lanetik, gaurkoak eginda, eta biharkoak biharko antolatuta.